Project Plan with MS Excel

Project Plan with MS Excel เจ๋งๆ ไว้แข่งกับ MS Project (ได้หรือเปล่าหว่า?)

หน้าตาตอนเสร็จ น่าจะพอไปวัด ไปวา ได้อยู่น้า...

---

สืบเนื่องจาก ต้องทำ Project Plan ส่วนของ UAT Phase ใน Excel ตอนแรก ที่ทำ ก็มี แค่ No, Task Name, Start Date และ Finished Date เท่านั้น... (ก็กะว่าจะทำแค่ Plan เท่านั้นนี่)

แต่... 

1. คุณลูกค้า (PM) อยากเห็นเป็นภาพ Plan และ Actual ด้วย จะได้นำเสนอผู้บริหารได้เลยทีเดียว 

อ่อ ๆ... มีเหตุผล

2. หัวหน้าเราก็บอกว่า อยากให้มี แสดง Working Days ด้วย ว่าใช้เวลาไปกี่วันในแต่ละ Tasks 
อ่อ ๆ... น่าสนใจ

ตอนแรกก็มีโจทย์อยู่เท่านี้...

นึกขึ้นได้ว่า เคยทำ Project Plan หน้าตาเป็นตารางวันที่ ๆ แบบนี้ ตอนทำให้ Bank

เอาของเก่ามาปัดฝุ่น adapt หน่อยดีกว่า... 

---

มันจะใช้เวลามาก ก็ช่วงเตรียม Template เนี่ยแหล่ะ มาลองดู

Step by Step
1. สร้าง Calendar Date ใน Excel จัดตามความสวยงาม (ปรกติเป็นคนชอบ Font Arial กับ Size 8) 

โดยใส่วันที่ของเดือนที่ต้องการทำ Project Plan ลงไป แล้วกำหนด Format Cells ให้แสดงแต่วันที่ (คลิกขวา เลือก Format Cells > Number Tab > Custom > ในช่อง Type ใส่ d ตามรูป)

2. สร้าง Column ที่ต้องการ เช่น No., Task, Owner, Days, Start Date, End Date, Status, etc. (สุดแล้วแต่จะรังสรรค์)

3. สร้างบรรทัดให้สามารถ แสดง Plan และ Actual ในแต่ละ Task 

3.1 ปรับ Row ใต้ Header ให้มีขนาดเล็กลง เหลือ Row Height ซัก 6.00 (ผมปรับ ตั้งแต่ Row 4 - 301) โดยการ Hilight ที่ Row ตั้งแต่ Row 4-301 แล้ว คลิกขวาที่ Row เลือก Row Height แล้วใส่ 6.00 จะได้หน้าตา ประมาณนี้

วิธีกำหนด Row Height

หน้าตาหลังกำหนด Row Height เสร็จ

3.2 Merge Row ในส่วนของ Column ที่สร้างเพิ่มขึ้นมา ใน ข้อ 2 แล้วจัด Alignment ตามความชอบ
(โดยปรกติ No., Date, ตัวเลขที่ไม่เกี่ยวกับจำนวนเงิน ผมชอบจัด Center, พวก Text ผมจะจัด Left)

แปะไว้ เดี๋ยวมาทำต่อ...

Why use MS Excel?

Me: "ทำไมเราต้องทำ Tracking Sheet ที่มี Plan, Actual เหมือน MS Project ใน Excel ด้วยครับ?"
Me: "ทำไมเราต้องมา วาดภาพ เหมือน MS Visio ใน Excel ด้วยครับ?"
Me: "แล้วทำไมต้องบน Excel ก็ทำบน MS Project หรือ MS Visio ไปเลยไม่ได้เหรอครับ?"

You-know-who: "แล้วลูกค้า เค้ามีไหมหล่ะ?"

OK จบข่าวครับ...

---

เป็นบทสนทนา เมื่อนานมากแล้ว เมื่อครั้งยังทำงานที่ บริษัท ญี่ปุ่น แห่งหนึ่ง เนื่องจาก บริษัทฯ ลูกค้าเค้าซื้อ License ของ MS Office แต่ไม่มี MS Project และ MS Visio ซึ่งงานด้าน Planning หรือ Design ยังไง ก็หนีไม่พ้น

เวลาส่งไฟล์ไปให้ ก็เปิดไฟล์ไม่ได้ เลยเป็นที่มา ในการต้องศึกษา MS Excel เพิ่มขึ้น จากที่ปรกติ เอาไว้แค่ ทำอะไรเล็ก ๆ น้อย ๆ พวก บวก, ลบ, คูณ, หาร 

จริง ๆ แล้วมีความหลังกับ MS Excel สมัยเรียน (อายุ 18) สมัยนั้นเรียนเขียน Macro แต่ไม่ชอบ เพราะคิดว่า เราเป็น Programmer มันต้องเขียน พวก C, Pascal ซิ ถึงจะเรียกว่า Programmer "เขียน Program ใน Excel (Macro) ใครเค้าใช้กัน" จึงไม่สนใจเรียน คะแนนผ่าน F แค่ 1 คะแนน ย้อนคิดถึงคำพูดหนึ่งจากครูคนหนึ่ง ที่เคยได้ยินสมัยเรียนว่า "วิชาที่เรียนไป ได้ใช้ทุกวิชานั่นแหล่ะ" ไม่เคยเชื่อ จนกระทั่งได้มาทำงาน ผมขอโทษครับครู...

Excel ที่ผมจะกล่าวถึง เป็นเชิงประยุกต์ สำหรับการใช้งานจริงนะครับ เพราะถ้าเป็นเรื่อง รวบรวมสูตร และ วิธีการใช้งาน ปรกติผมก็ถามอากู๋ (Google) เอาเหมือนกันครับ จึงเป็นที่มาของ

Getting started with MS Excel

ผมใช้ Excel ใน 3 งานหลัก ๆ 
- Planing 
- Tracking
- Design 


ตัวอย่างงาน Planning

ตัวอย่างงาน Tracking 

ส่วนวิธีการ ทำอย่างไร ไว้มาดูกัน

Starting from SDLC

Software Development Life Cycle (SDLC)

The phase of SDLC can vary somewhat but generally include the following:
   - Requirements

   - Analysis and Design

   - Coding

   - Testing

        > UT (Unit Test)

        > SIT (System Integration Test)

              - Business Test

              - Functional and Integration Test

        > UAT (User Acceptance Test)

              - Test Scenario (End-to-End)

        > NFR (Non Functional Test)

              - Performance Test

              - Security Test

        > ORT (Operation Readiness Test)

   - Training (User/Technical)

   - Maintenance

Document should have in each phase:

   Requirements:

   - User Requirement Specification (purpose to confirm user requirement)

   Analysis and Design:

   - Software Requirement Specification

   Coding:

   - Program Specification

   Testing:

   - Test Script

   - Test Result

   - Incident List Report

   - Test Summary Report

   Training:

   - User Manual

   - Admin Manual

   - Operation Manual

   - Manual Material

   - Technical Transfer Knowledge

   Maintenance:

   - Deployment document 

Who is tester in each phase?

   - UT (Unit Test): Programmer

   - SIT (System Integration Test): SA/BA/IT

   - UAT (User Acceptance Test): User

   - NFR (Non Functional Test): SA/BA/IT

   - ORT (Operation Readiness Test): SA/IT