Project Plan with MS Excel

Project Plan with MS Excel เจ๋งๆ ไว้แข่งกับ MS Project (ได้หรือเปล่าหว่า?)

หน้าตาตอนเสร็จ น่าจะพอไปวัด ไปวา ได้อยู่น้า...

---

สืบเนื่องจาก ต้องทำ Project Plan ส่วนของ UAT Phase ใน Excel ตอนแรก ที่ทำ ก็มี แค่ No, Task Name, Start Date และ Finished Date เท่านั้น... (ก็กะว่าจะทำแค่ Plan เท่านั้นนี่)

แต่... 

1. คุณลูกค้า (PM) อยากเห็นเป็นภาพ Plan และ Actual ด้วย จะได้นำเสนอผู้บริหารได้เลยทีเดียว 

อ่อ ๆ... มีเหตุผล

2. หัวหน้าเราก็บอกว่า อยากให้มี แสดง Working Days ด้วย ว่าใช้เวลาไปกี่วันในแต่ละ Tasks 
อ่อ ๆ... น่าสนใจ

ตอนแรกก็มีโจทย์อยู่เท่านี้...

นึกขึ้นได้ว่า เคยทำ Project Plan หน้าตาเป็นตารางวันที่ ๆ แบบนี้ ตอนทำให้ Bank

เอาของเก่ามาปัดฝุ่น adapt หน่อยดีกว่า... 

---

มันจะใช้เวลามาก ก็ช่วงเตรียม Template เนี่ยแหล่ะ มาลองดู

Step by Step
1. สร้าง Calendar Date ใน Excel จัดตามความสวยงาม (ปรกติเป็นคนชอบ Font Arial กับ Size 8) 

โดยใส่วันที่ของเดือนที่ต้องการทำ Project Plan ลงไป แล้วกำหนด Format Cells ให้แสดงแต่วันที่ (คลิกขวา เลือก Format Cells > Number Tab > Custom > ในช่อง Type ใส่ d ตามรูป)

2. สร้าง Column ที่ต้องการ เช่น No., Task, Owner, Days, Start Date, End Date, Status, etc. (สุดแล้วแต่จะรังสรรค์)

3. สร้างบรรทัดให้สามารถ แสดง Plan และ Actual ในแต่ละ Task 

3.1 ปรับ Row ใต้ Header ให้มีขนาดเล็กลง เหลือ Row Height ซัก 6.00 (ผมปรับ ตั้งแต่ Row 4 - 301) โดยการ Hilight ที่ Row ตั้งแต่ Row 4-301 แล้ว คลิกขวาที่ Row เลือก Row Height แล้วใส่ 6.00 จะได้หน้าตา ประมาณนี้

วิธีกำหนด Row Height

หน้าตาหลังกำหนด Row Height เสร็จ

3.2 Merge Row ในส่วนของ Column ที่สร้างเพิ่มขึ้นมา ใน ข้อ 2 แล้วจัด Alignment ตามความชอบ
(โดยปรกติ No., Date, ตัวเลขที่ไม่เกี่ยวกับจำนวนเงิน ผมชอบจัด Center, พวก Text ผมจะจัด Left)

แปะไว้ เดี๋ยวมาทำต่อ...